Datele tale în MiniCSD.

1. Cine suntem și cum ne contactezi

Serviciul MiniCSD este furnizat de COMPLET SERVICE DOMINIUM SRL, CUI 36709900, cu sediul la Str. Leordeni nr. 151A, Popești-Leordeni, Ilfov, 077160, România. Pentru întrebări și exercitarea drepturilor privind datele personale, scrie la contact@minicsd.ro.

2. Cine răspunde pentru date

Firma noastră este operator pentru solicitările de demo/contact, relația comercială proprie și prelucrările pe care le stabilește în nume propriu, cum sunt securitatea serviciului și administrarea relației cu clienții. Când o asociație, un angajator sau o firmă de administrare folosește MiniCSD pentru evidențele sale, acea organizație stabilește scopurile și temeiurile prelucrării datelor introduse de ea. Pentru conținutul gestionat în numele organizației, MiniCSD acționează potrivit rolului și instrucțiunilor stabilite în relația contractuală.

Dacă nu știi cine gestionează datele tale, contactează-ne. Clarificăm responsabilitatea și transmitem cererea către operatorul competent când este necesar. Informarea noastră nu înlocuiește obligația organizației tale de a te informa despre activitatea proprie.

3. Ce date folosim și de unde provin

• Demo și contact: nume, email, telefon, organizație, dimensiunea portofoliului și mesajul trimis prin formular sau email.
• Cont și profil: nume, email, ID de utilizator, telefon, adresă, roluri, permisiuni și informații de autentificare, inclusiv verificarea în doi pași dacă este activată. Contul poate fi configurat de organizația ta.
• Identificare pentru documente și contracte: date necesare documentelor legale, inclusiv CNP sau date din acte de identitate, numai când operațiunea organizației le justifică și există un temei legal corespunzător.
• Activitate profesională: asociații, clienți, furnizori și contacte; sarcini, întâlniri, intervenții, observații, comentarii, fișe de lucru, registratură, referate, procese-verbale și voturi CEx. Profilurile/contactele pot include adrese și data nașterii dacă sunt completate.
• Concedii: perioade, tipuri, motive, înlocuitori și aprobări, dacă organizația folosește acest modul. Pentru informațiile medicale sau alte categorii speciale, angajatorul/operatorul trebuie să stabilească și condiția aplicabilă potrivit art. 9 GDPR.
• Documente și media: fișiere, fotografii, videoclipuri și sunetul lor, precum și datele personale din materialele încărcate și solicitările de suport.
• Evidențe financiare și de personal: cheltuieli, sume, referințe ale plăților, date despre conturile bancare ale clienților, inclusiv titular și IBAN, precum și date despre contracte de muncă, pontaj sau remunerație dacă organizația folosește modulele respective, în limitele rolului tău.
• Corespondență și integrări: expeditori, destinatari, adrese email/numere de contact, conținutul mesajelor și atașamentele accesate ori trimise prin modulele activate și autorizate de organizația ta.
• Date tehnice: adresă IP, modelul și sistemul dispozitivului, versiunea aplicației, identificatori ai instalării/sesiunii, token de notificare și înregistrări de acces, erori, securitate și audit.

Datele provin de la tine, de la organizația care îți acordă accesul, din documentele și integrările sale și din utilizarea tehnică a serviciului. Nu introduce date despre alte persoane fără un temei valabil. Datele sensibile, precum cele privind sănătatea, nu trebuie introduse în câmpuri generale sau trimise către AI fără necesitate, temei adecvat și instrucțiunile operatorului responsabil.

4. Scopuri și temeiuri juridice

• Răspuns, demo și contractare: demersuri cerute înainte de contract sau executarea contractului, când ești parte la acesta (art. 6 alin. (1) lit. b GDPR); pentru reprezentanții organizațiilor, interesul legitim de a răspunde și de a gestiona relația profesională (lit. f).
• Furnizarea serviciului și suport: relația contractuală aplicabilă și interesul legitim de a furniza acces persoanelor autorizate și de a asigura continuitatea. Pentru evidențele organizației tale, operatorul respectiv stabilește temeiul fiecărei activități.
• Securitate, prevenirea abuzurilor și audit: interesul legitim de a proteja conturile, datele și serviciul (lit. f) și obligațiile legale aplicabile (lit. c).
• Facturare, contabilitate și cereri legale ale autorităților: îndeplinirea obligațiilor legale (lit. c), în limitele legii.
• Prelucrări opționale bazate pe acord: consimțământul (lit. a), când acesta este temeiul cerut și îți este solicitat distinct. Îl poți retrage pentru viitor, fără a afecta prelucrarea legală anterioară.

Nu toate prelucrările se bazează pe consimțământ. Citirea acestei informări și permisiunea tehnică pentru cameră sau notificări nu reprezintă un acord general pentru orice utilizare a datelor. Fără datele necesare contului ori unei funcții solicitate, acea funcție poate să nu poată fi furnizată.

5. Permisiuni, notificări și date pe telefon

Camera și accesul la fotografii/documente permit atașarea materialelor în modulele de lucru. Înregistrarea video poate folosi și microfonul. Notificările push folosesc tokenul aplicației și pot fi controlate din setările aplicației și ale telefonului. Contactele MiniCSD provin din platformă; aplicația mobilă nu citește agenda telefonului și nu solicită urmărirea GPS în fundal. Deschiderea unei adrese în hărți transmite acea adresă serviciului ales de tine.

Localizarea în Citiri în teren. În „Citiri în teren”, dacă permiți localizarea, MiniCSD folosește poziția precisă a telefonului cât timp ecranul este deschis. Aplicația transmite prin HTTPS coordonatele, precizia și ora măsurării către serverul MiniCSD pentru a sugera asociațiile autorizate din apropiere. Serverul folosește coordonatele pentru a răspunde la cerere, fără a păstra poziția sau un istoric al deplasărilor. Poți căuta asociația manual și poți retrage oricând permisiunea din setările telefonului.

Deblocarea biometrică este opțională și este efectuată de sistemul telefonului. Aplicația primește rezultatul verificării, fără a primi sau a transmite către MiniCSD amprenta ori modelul feței. Sesiunea, preferințele și anumite fișe/atașamente pregătite pentru lucru offline pot rămâne în spațiul aplicației pe dispozitiv. Protejează telefonul și sincronizează lucrările importante înainte de ștergerea datelor locale ori dezinstalare.

6. Destinatari și funcții AI

Datele sunt accesibile persoanelor autorizate din organizația ta, conform rolurilor lor, și personalului/furnizorilor implicați în operare și suport, în măsura necesară. Folosim servicii de găzduire și backup, comunicații, notificări și, pentru funcțiile activate, asistență AI. Infrastructura principală MiniCSD este găzduită la Hetzner, în Helsinki, Finlanda. Notificările mobile folosesc Google Firebase Cloud Messaging; configurațiile care activează serviciul Expo de notificări îl pot folosi suplimentar. Funcțiile AI active folosesc OpenAI prin serverul MiniCSD.

Când folosești AI, textul cererii și contextul necesar funcției — de exemplu informații din documentul, intervenția sau acțiunea CEx la care lucrezi — pot fi transmise furnizorului AI. Folosește numai informațiile necesare și verifică rezultatele înainte de a le aplica. Asistența AI nu înlocuiește decizia profesională și nu este prezentată ca o decizie exclusiv automată cu efect juridic asupra ta.

Date pot fi comunicate și consultanților sau autorităților, dacă există o obligație legală ori este necesară apărarea unor drepturi. Destinatarii depind de funcțiile și integrările organizației; poți cere detalii la adresa noastră de contact.

7. Prelucrare în afara Spațiului Economic European

Serviciile globale de notificări, AI sau comunicații pot implica prelucrare în afara Spațiului Economic European, inclusiv în SUA, chiar dacă găzduirea principală este în UE. În aceste situații sunt relevante mecanismele de transfer prevăzute de GDPR, precum o decizie de adecvare aplicabilă destinatarului sau clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene și măsurile suplimentare necesare. Poți solicita informații despre destinațiile aplicabile datelor tale și o copie ori descriere a garanțiilor, cu protejarea informațiilor confidențiale.

Informații despre furnizori: Google Firebase și acordul OpenAI privind prelucrarea datelor. Aceste documente nu înlocuiesc obligațiile operatorului pentru propriile prelucrări.

8. Cât timp păstrăm datele

Durata depinde de scop, relația contractuală, instrucțiunile organizației și obligațiile legale. Mesajele de demo/contact se păstrează cât este necesar pentru soluționarea solicitării și urmărirea rezonabilă a discuției. Datele contului și conținutul operațional se păstrează pe durata utilizării autorizate și apoi numai cât justifică obligațiile legale, soluționarea cererilor, securitatea ori apărarea unor drepturi.

Documentele contabile și evidențele obligatorii urmează termenele legale aplicabile lor. Jurnalele de securitate/audit, evidențele AI și copiile de siguranță au cicluri distincte de păstrare; o setare tehnică pentru un jurnal nu este termenul de ștergere pentru toate datele tale. Datele din copii de siguranță pot persista până la înlocuirea sau expirarea copiei și rămân protejate. La cerere îți comunicăm criteriile și termenul relevante datelor și organizației tale.

9. Solicită ștergerea contului MiniCSD Mobile și a datelor

Poți iniția cererea fără să ai aplicația instalată. Scrie de la adresa asociată contului la contact@minicsd.ro, cu subiectul „MiniCSD Mobile - solicitare stergere cont si date”. Menționează organizația în care folosești MiniCSD și dacă soliciți ștergerea contului și a datelor asociate sau numai a unor date. Nu trimite parola, coduri de acces sau copii ale actelor în mesajul inițial.

Verificăm identitatea proporțional și colaborăm cu operatorul responsabil pentru datele organizației, unde este cazul. Ștergerea vizează contul și datele asociate care pot fi eliminate legal; unele documente, evidențe de audit ori informații necesare obligațiilor legale, securității sau apărării unor drepturi pot fi păstrate limitat. Îți comunicăm rezultatul, categoriile păstrate și motivul. Simpla dezactivare nu este prezentată ca ștergere. Dezinstalarea aplicației nu șterge contul de pe server.

Butonul deschide aplicația ta de email. Cererea este trimisă numai după ce o confirmi acolo. Poți solicita și ștergerea anumitor date fără închiderea întregului cont.

10. Drepturile tale și dreptul de plângere

În condițiile GDPR, poți solicita acces la date, rectificare, ștergere, restricționare și portabilitate unde este aplicabilă. Te poți opune prelucrărilor bazate pe interes legitim, pentru motive legate de situația ta, și oricând marketingului direct. Când temeiul este consimțământul, îl poți retrage pentru viitor. Drepturile se analizează potrivit temeiului și obligațiilor aplicabile.

Contact: contact@minicsd.ro. Răspundem în termenele GDPR, de regulă în cel mult o lună; dacă sunt îndeplinite condițiile legale pentru prelungire, îți comunicăm prelungirea și motivele. Ai dreptul să depui plângere la ANSPDCP — Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, la autoritatea competentă din statul UE în care locuiești ori lucrezi și să te adresezi instanței competente. Contactarea noastră nu este o condiție pentru exercitarea drepturilor legale.

11. Protecția datelor și actualizări

Folosim măsuri de protecție, inclusiv HTTPS pentru API-ul de producție, controlul accesului pe roluri și protejarea sesiunilor. Nicio măsură nu elimină orice risc; anunță-ne dacă observi acces neautorizat. Pentru browserul site-ului public, citește politica de cookies și stocare locală. Serviciul este destinat utilizării profesionale și nu solicită înscrierea independentă a copiilor.

Actualizăm informarea când se schimbă serviciile sau prelucrările descrise. Data versiunii apare la începutul paginii. Schimbările care cer informare distinctă sau consimțământ se tratează înaintea prelucrării respective.